Novela zákoníku práce – Lze podepisovat elektronicky?

Novela zákoníku práce již nabyla účinnosti. Podívejme se společně na změny, které sice platí již od 1. 10. 2023, ale stále vzniká spoustu otázek, jak se k nim postavit v praxi.

Dohoda o home office 

K písemné dohodě doporučujeme mít vnitřní směrnici, kde si stanovíte detailnější pravidla. Velkou výhodou směrnice je, že je možné ji změnit jednostranně a zaměstnance se změnou dopředu seznámit. Co by si měl zaměstnavatel od října 2023 ohlídat?

1. Musí být písemná (je možné uzavřít i elektronicky).

2. Nově si se zaměstnancem můžete sjednat, že se žádná náhrada nákladů poskytovat nebude. To jistě ulehčí administrativu zaměstnavatelů.

3. U zaměstnanců z režimu DPP / DPČ nic v dohodě o home office a náhradě nákladů zmiňovat nemusíte. Náhrada jim náleží pouze v případě, že si se zaměstnancem toto právo sjednáte.

4. Zaměstnanci pečující o dítě mladší než 9 let mohou zaměstnavatele písemně o výkon práce na dálku požádat. Pokud zaměstnavatel nechce vyhovět, musí to písemně odůvodnit a vždy k tomu musí být vážné důvody. Pozor na pokutu, která může být při nedodržení uložena.

5. Dohodu je možné vypovědět ve lhůtě 15 dnů bez udání důvodu (je možné sjednat dobu kratší) jak zaměstnancem, tak zaměstnavatelem.

Elektronické uzavírání nebo zasílání písemností

Posunuli jsme se konečně zase o krok blíže k digitalizaci. Zaměstnavatelům se více rozvazují ruce, ubývá papírování a naopak přibývá případů, kdy stačí elektronická verze dokumentu. Vybrali jsme pro vás nejčastější dotazy, které se k tématu vážou:

• Jak doručovat? Zákoník práce upřednostňuje osobní předání písemnosti. Pokud to není možné, pak lze doručovat do osobní datové schránky zaměstnance (pokud nemá omezené doručování od soukromých subjektů), poštovním doručovatelem nebo elektronicky na soukromou e-mailovou adresu. Velmi oblíbené jsou služby, které digitalizují podepisování dokumentů, které jsou uživatelsky příjemné (většinou se využije pro smlouvy nebo dohody a dodatky). Musíte si dát pozor, zda nejste v režimu přísnějšího režimu doručování písemností.

• Co musí zaměstnavatel splnit za podmínky v případě, že posílá písemnost na soukromý e-mail zaměstnance? Ověřte si v jakém režimu je písemnost (zda není v přísnějším režimu doručování). Doručování písemnosti je podle režimu občanského zákoníku. Můžete využít i služby pro elektronické podepisování dokumentů nebo právě doručení písemnosti elektronicky (e-mailem) na osobní adresu zaměstnance.

• Můžeme mzdový výměr poslat do soukromého e-mailu? Jedná se o písemnost v přísnějším režimu doručování. Ale není to nemožné. Podmínky jsou tři:

   1) Výslovný souhlas zaměstnance. 2) Zaměstnanec je písemně informován o podmínkách doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. 3) Písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnavatelem.

• Kdy není možné odstoupit od dohody uzavřené elektronicky? Dohoda o rozvázání pracovního poměru a dohoda o rozvázání DPP / DPČ. V jiných případech může zaměstnanec odstoupit od smlouvy nebo dohody do 7 dnů od okamžiku dojití vyhotovení na osobní e-mail zaměstnance. Od pracovní smlouvy například nejde odstoupit v případě, kdy už zaměstnanec do zaměstnání nastoupil.

• Můžeme zaslat pracovní smlouvu na osobní e-mail? Ano. Pracovní smlouva patří do okruhu písemností, které je možné poslat na soukromý e-mail zaměstnance. Ve volnější režimu jsou dále například tyto písemnosti:

- pracovní smlouva a dodatek k pracovní smlouvě - dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP a DPČ) - dohoda o home-office - dohoda o skončení pracovního poměru - dohoda o zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti - rozvrh práce (směn) u pracovního poměru - dohoda o hmotné odpovědnosti - předávací protokol k pracovním prostředkům - výplatnice - výstupní dokumenty (při skončení pracovního procesu) - sdělení zaměstnanci (informace o právech a povinnostech po uzavření pracovního procesu) - interní směrnice (vnitřní předpis zaměstnavatele) - dohoda o srážkách ze mzdy - nařízení o čerpání dovolené -

• Jak je to s přísnějším režimem doručování písemností? Jedná se o písemnosti, které mají zpravidla závažnější důsledky pro pracovněprávní vztah, zasahují významně do sféry zaměstnance nebo zaměstnavatele. I tady je možné elektronické doručování na soukromý e-mail zaměstnance, ale je potřeba splnit v dostatečném rozsahu písemné informování zaměstnance a mít samostatné písemné prohlášení. Není možné tímto způsobem doručovat v rámci interního systému zaměstnavatele nebo na pracovní e-mail zaměstnance. V přísnějším režimu podle zákoníku práce budou nejčastěji tyto písemnosti:

- výpověď z pracovního poměru - okamžité zrušení pracovního poměru - zrušení pracovního poměru ve zkušební době - odstoupení od pracovní smlouvy - odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance - odvolání výpovědi z pracovního poměru - výpověď nebo okamžité zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce či dohodou o pracovní činnosti - vytýkací dopis (napomenutí zaměstnance) - mzdový výměr / platový výměr

• Jaké povinnosti má při doručování zaměstnanec? Vše uceleně najdete v § 337 zákoníku práce. Nově je možné bez souhlasu zaměstnavatele doručovat do datové schránky nebo také na e-mail. Písemnost nově nemusí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance, stačí prostý podpis. Další podmínka doručování na e-mail zaměstnavatele je, že musí převzetí písemnosti potvrdit zaměstnanci datovou zprávou (zase bude stačit prostý podpis).

Informační povinnost

Zkrátila se lhůta a rozšířil se okruh informací, které má povinnost zaměstnavatel sdělovat. Pokud máte povinné informace už v pracovní smlouvě, nemusíte si s tím lámat hlavu. Naše zkušenosti velí, že pokud můžete některou náležitost spolupráce dát mimo pracovní smlouvu, pak u většiny z nich bude stačit oznámit změnu 2 týdny dopředu.

Work life balance

Jsou životní situace, u kterých zákoník práce nově myslí na vyvážení práce a soukromého života zaměstnance. Ale současně se v některých případech nastavují předvídatelnější pravidla ve vztahu k zaměstnavateli. Co by zaměstnavatele nemělo překvapit:

• Písemná žádost o rodičovskou dovolenou. Žádost musí být písemná a je třeba ji podat nejméně 30 dnů před nástupem na rodičovskou dovolenou. Žádost musí obsahovat dobu trvání rodičovské dovolené. Ve vážných důvodech se nevyžaduje dodržení této lhůty. Po nástupu do zaměstnání může zaměstnanec podávat žádost i opakovaně.

• U některých zaměstnanců nebude možná práce přesčas. Zákoník práce nově zakazuje práci přesčas u těhotných zaměstnankyň, dále zaměstnanec pečující o dítě mladší jednoho roku.

• Kratší pracovní doba. O kratší pracovní dobu nebo jinou vhodnou úpravu pracovní doby může požádat: 1. těhotná zaměstnankyně, 2. osoba pečující o osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni závislosti II až IV. 3 zaměstnanec pečující o dítě mladší než 15 let. Případné zamítnutí žádosti musí být písemně odůvodněné (jinak hrozí přestupek, pokuta až do výše 200 000,- Kč). Důvodem zamítnutí jsou pouze vážné provozní důvody..

• Obnovení původního rozsahu úvazku. Pro obnovení původního rozsahu pracovní doby je třeba opět písemná žádost zaměstnance. Nejedná se o nárok zaměstnance. Zaměstnavatel nemá povinnost žádosti vyhovět, ale písemně odůvodnit její případné zamítnutí.

• Žádost zaměstnance o home office. Pokud zaměstnanec písemně požádá o výkon práce na dálku /home office), je potřeba případné zamítnutí písemně odůvodnit (opět pozor na přestupek v případě absence písemného odůvodnění zamítnutí žádosti). Nejde zase o nárok zaměstnance, ale o možnost. Okruh zaměstnanců, kteří mohou žádat: 1. těhotná zaměstnankyně, 2. osoba pečující o osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni závislosti II až IV. 3 zaměstnanec pečující o dítě mladší než 15 let. Pokud zaměstnavatel vyhoví, je potřeba uzavřít písemnou dohodu o home office.

Minimální doba odpočinku zaměstnance v týdnu

Jedná se o novinku, která bude vymáhaná od 1. 1. 2024. Legislativa reaguje na rozhodnutí Soudního dvora Evropské unie ve věci MÁV-START. Jde o zpřesnění právní úpravy, aby se zamezilo různým právním výkladům. Zaměstnavatel má povinnost (nově se vymáhá) rozvrhnout pracovní dobu tak, aby byl minimální 35 hodinový odpočinek v týdnu.